Quali servizi deve offrire un hotel per organizzare meeting e congressi di successo
Avere una struttura alberghiera e riuscire ad accontentare un ospite è sempre una grande sfida; molte volte, infatti, gli ospiti hanno delle richieste particolarmente mirate e specifiche e la loro soddisfazione finale dipende molto dall'esperienza della struttura.
Per questi motivi, è importante che un albergatore sia in grado, per quanto possibile, di anticipare le richieste e le necessità dei suoi clienti, così da assicurare un’esperienza positiva e memorabile.
Questo è vero ancor di più nell’ambito dei congressi aziendali, che negli ultimi anni sono diventati una grande fonte di entrate per gli albergatori; ciò ha richiesto ancora più accortezze da parte del personale, poiché è in gioco la reputazione della struttura alberghiera.
Gli hotel per convegni oggi rappresentano un vero e proprio business
Quando si parla di strutture alberghiere, bisogna considerare non solo gli ospiti che pernottano per motivi puramente di piacere, ma anche quella grande fetta di assistenti di direzione aziendale che invece scelgono una struttura proprio per motivi lavorativi e che soprattutto sono intenzionati ad organizzarvi dei meeting o degli eventi.
Infatti, si tratta oggi di un vero e proprio business e sono gli assistenti di direzione ad occuparsi dell’organizzazione degli eventi aziendali stessi (ben l’86%), mentre raramente si ricorre ad un’agenzia specializzata nel settore (solo il 4% dei casi).
Gli elementi imprescindibili per la scelta di un hotel per meeting
Gli assistenti di direzione, quindi, al momento di scegliere una determinata struttura per le loro convention, prendono in considerazione una serie di caratteristiche dell’albergo e gli eventuali servizi che questo offre:
• Una buona reputazione: sembra un elemento scontato, eppure anche nel caso dell’organizzazione dei meeting aziendali si è interessati alla reputazione della struttura scelta, soprattutto se si tratta del primo approccio con l’albergo.
Per questo, è fondamentale che una struttura si presenti bene e lasci una buona impressione sulla totalità dei clienti ai quali si rivolge e non solo ad una parte di essi.
• Ubicazione: ovviamente, è importante che la struttura sia ben posizionata e collegata attraverso una rete di mezzi pubblici, per esempio nel caso in cui l’evento organizzato sia una trasferta e gli ospiti non abbiano a disposizione mezzi di trasporto propri.
• Eleganza: non da meno è l’eleganza della struttura scelta, poiché trattandosi di eventi di lavoro gli assistenti di direzione sono interessati ad una location che nel suo complesso veicoli professionalità e ricercatezza.
• Professionalità e attenzione al cliente: elemento che si collega alla reputazione è la professionalità, poiché come già detto in precedenza è necessario che la struttura ricettiva sia in grado di soddisfare tutte le esigenze dei suoi ospiti, anche se queste eccedono l’ambito dell’evento lavorativo vero e proprio.
Attenzione al cliente, poi, significa avere un occhio di riguardo per coloro che hanno delle esigenze ancora più specifiche, per esempio coloro che sono celiaci e hanno quindi bisogno di un menù studiato ad hoc, oppure coloro che hanno delle allergie particolari.
• Presenza di stanze “allergy friendly”: è fondamentale prestare attenzione anche a tutti quegli ospiti per cui alloggiare fuori casa può essere un problema reale.
Infatti, allergie a polvere, pollini e chi più ne ha più ne metta, possono rappresentare un vero e proprio pericolo per alcuni.
Per questo motivo, è consigliabile dotarsi di stanze anallergiche, così da rendere la permanenza dei propri ospiti la più spensierata possibile e da tutelarli per quanto riguarda l’aspetto sanitario.
In questo modo, si offre non solo una migliore qualità del sonno, ma si ostacolano allo stesso tempo l’insorgenza di asma e di allergie, garantendo il benessere degli ospiti a 360 gradi.
• Offerta di programmi per le aziende: uno dei primi elementi che un assistente di direzione prende in considerazione in una struttura è ovviamente l’offerta di programmi pensati per le aziende stesse, specialmente se questi sono modificabili in base alle esigenze dell’evento in questione.
Queste, poi, possono estendersi e andare oltre la convention stessa, e magari offrire delle agevolazioni agli ospiti anche per quanto riguarda spa, palestre, ristoranti e così via: insomma, la struttura deve poter assicurare delle convenzioni che permettano ai suoi ospiti di vivere un’esperienza unica e positiva, assicurando un’impressione che porterà al passaparola e che quindi rafforzerà la sua buona reputazione.
• Un ristorante che si distingua dagli altri: per quanto il cibo possa non rappresentare l’elemento centrale per un meeting lavorativo, bisogna riconoscere che è pur sempre un elemento fondamentale e che può pregiudicare la reputazione dell’hotel stesso.
Oggi, infatti, si richiede ad ogni ristorante di essere sempre aggiornato, di avere una buona offerta diversificata dei piatti e soprattutto che questi si possano modificare in base ai gusti e alla dieta degli ospiti.
• Una buona offerta di attrezzature: per potere organizzare delle convention o eventi aziendali, è fondamentale essere forniti di tutte le attrezzature necessarie, quali stanze adibite, microfoni, altoparlanti, proiettori, e così via.
Questi elementi, infatti, riguardano strettamente l’esperienza dell’evento lavorativo e, se non sono presenti oppure non sono adeguati, possono pregiudicare l’andamento dell’evento stesso e una futura scelta della struttura da parte di quella azienda.
La struttura, quindi, deve interessarsi preventivamente al tipo di evento che verrà organizzato, al numero di partecipanti, e così via, al fine di creare un evento su misura e con delle attività diversificate.
• La presenza di sale meeting adibite: le sale devono avere una grandezza adeguata per non essere soffocanti ma nemmeno troppo grandi e per questo è necessario conoscere in maniera preventiva il numero di partecipanti.
In generale, bisognerebbe calcolare 1,5 metri quadri a persona (escluso il palco) per far sì che lo spazio a disposizione sia adeguato.
In più, le sale devono avere una buona acustica e anche una buona illuminazione, così da assicurare un’esperienza ottimale.
• Presenza di addetti formati: per i meeting e le convention aziendali, è fondamentale la presenza di uno staff formato esattamente nell’ambito della meeting industry, che conosca le necessità e le dinamiche di questo settore così da soddisfare le esigenze dei clienti.
Deve esserci un event manager che si occupi degli eventi in ogni loro fase, dall’inizio alla fine e che sia un punto di riferimento fisso per gli ospiti.